Dieser Artikel ist für interessierte Einsteiger in die Welt des Document Understanding gedacht und soll auf einfache und verständliche Weise einen ersten Einblick und Überblick ermöglichen.

Das Dokument ist in drei Teile aufgeteilt. Der erste Teil erklärt Document Understanding und betrachtet die Vorteile, die durch den Einsatz von Document Understanding in Unternehmen entstehen.

Der zweite Teil beschreibt die Methoden des Document Understanding.

Der dritte Teil führt beispielhafte Anwendungen von Document Understanding auf und skizziert auf einfache Art und Weise die Einführung von Document Understanding in einem Unternehmen.

In der heutigen digitalen Welt spielt die effektive Verwaltung von Dokumenten eine entscheidende Rolle für den Erfolg eines Unternehmens.

Unternehmen jeglicher Art stehen vor der Herausforderung, eine Vielzahl von Dokumenten zu verarbeiten, zu analysieren und zu verstehen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und ihren Geschäftsbetrieb reibungslos zu gestalten.

Diese Tätigkeit findet heute überwiegend durch Mitarbeiter in echter manueller Tätigkeit. Dokumente müssen geöffnet und gelesen werden, die Informationen extrahiert und in ein entsprechendes System eingepflegt werden.

Hier kommt das Konzept des „Document Understanding“ ins Spiel – eine innovative Methode, um Geschäftsinformationen automatisch und effizient zu erfassen, zu verarbeiten und zu nutzen.

Document Understanding bezieht sich auf die Fähigkeit, Dokumente zu analysieren und relevante Informationen extrahieren zu können, um Geschäftsprozesse zu optimieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Dieser Prozess umfasst verschiedene Technologien und Methoden, die es ermöglichen, unstrukturierte Daten in Dokumenten zu verstehen und zu nutzen.

Ein Großteil der geschäftlichen Informationen liegt in unstrukturierter Form vor, wie beispielsweise in E-Mails, Verträgen, Berichten, Rechnungen und anderen Dokumenten.

Diese Daten sind für herkömmliche Computersysteme schwer zu interpretieren, da sie nicht in einer einheitlichen Form vorliegen und oft natürlichsprachlich verfasst sind.

Document Understanding setzt hier an, um diese Herausforderung zu bewältigen.

Der Einsatz von Document Understanding bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen, die sich positiv auf ihre Geschäftsprozesse und ihre Wettbewerbsfähigkeit auswirken können. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

Effizienzsteigerung

Durch den Einsatz von Document Understanding können Unternehmen ihre Dokumentenverarbeitung automatisieren, was zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen führt.

Manuelle Prozesse, wie das Durchsuchen, Kategorisieren und Extrahieren von Informationen aus Dokumenten, können durch automatisierte Systeme ersetzt werden, was Mitarbeiter von zeitaufwändigen Aufgaben entlastet und es ihnen ermöglicht, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.

Verbesserte Datenqualität

Document Understanding ermöglicht eine präzise Extraktion von Informationen aus Dokumenten, was zu einer verbesserten Datenqualität führt.

Durch den Einsatz von maschinellem Lernen und KI-Technologien können Fehler minimiert und Daten konsistent und zuverlässig erfasst werden. Unternehmen können sich auf qualitativ hochwertige Daten verlassen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und Geschäftsprozesse zu optimieren.

Schnellere Entscheidungsfindung

Durch die automatische Analyse und Extraktion relevanter Informationen aus Dokumenten können Unternehmen schneller auf wichtige Geschäftsinformationen zugreifen und fundierte Entscheidungen treffen.

Mitarbeiter müssen nicht mehr manuell nach Informationen suchen, sondern haben sofortigen Zugriff auf relevante Daten, was die Reaktionszeiten verkürzt und die Agilität des Unternehmens verbessert.

Besseres Risikomanagement und Compliance

Document Understanding kann Unternehmen dabei unterstützen, Risiken frühzeitig zu erkennen und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen.

Durch die automatische Analyse von rechtlichen Dokumenten, Berichten und anderen geschäftlichen Unterlagen können potenzielle Risiken identifiziert und Compliance-Verstöße vermieden werden. Unternehmen können rechtliche Anforderungen besser erfüllen und regulatorische Risiken minimieren.

Verbesserte Kundenerfahrung

Document Understanding ermöglicht es Unternehmen, Kundenkommunikation effizient zu verarbeiten und schnell auf Kundenbedürfnisse zu reagieren.

Durch die automatische Analyse von E-Mails, Beschwerden und Anfragen können Unternehmen schneller und präziser auf Kundenanliegen eingehen und die Kundenzufriedenheit steigern.

Innovationsförderung

Document Understanding ermöglicht es Unternehmen, neue Möglichkeiten zur Nutzung von Geschäftsinformationen zu erkunden und innovative Geschäftsmodelle zu entwickeln.

Durch die Automatisierung von Dokumentenprozessen und die Extraktion von wertvollen Erkenntnissen aus unstrukturierten Daten können Unternehmen neue Einsichten gewinnen und innovative Produkte und Dienstleistungen entwickeln, um sich von Wettbewerbern abzuheben.

Mitarbeitende

Document Understanding entlastet Mitarbeiter bei der überwiegend manuellen Erfassungstätigkeit von Dokumenten und ermöglicht es Unternehmen, diese Mitarbeiter in anspruchsvolleren Aufgaben einzusetzen.

Dies reduziert den Bedarf an Mitarbeitern für die Bearbeitung von Dokumenten und sorgt bei den freigesetzten Mitarbeitern für mehr Zufriedenheit bei Ihrer täglichen Arbeit.

Um unstrukturierte Daten zu verstehen, bedient sich Document Understanding verschiedener Methoden und Technologien:

Optische Zeichenerkennung (OCR)

Diese Technologie ermöglicht es, gedruckte oder handgeschriebene Texte in digitalen Bildern zu erkennen und in editierbaren Text umzuwandeln.

Dadurch können Dokumente durchsuchbar gemacht und für weitere Analysen zugänglich gemacht werden.

Künstliche Intelligenz: Natural Language Processing (NLP)

NLP ist ein Teilgebiet der künstlichen Intelligenz, das sich mit der Verarbeitung und Analyse natürlicher Sprache befasst.

Durch NLP können Texte analysiert, strukturiert und semantisch verstanden werden, was es ermöglicht, wichtige Informationen aus Dokumenten zu extrahieren.

Künstliche Intelligenz: Machine Learning

Durch den Einsatz von Machine-Learning-Algorithmen und KI-Technologien können Systeme trainiert werden, um Muster in Dokumenten zu erkennen und automatisch relevante Informationen zu extrahieren.

Diese Technologien werden verwendet, um beispielsweise bestimmte Schlüsselwörter, Entitäten oder Zusammenhänge in Texten zu identifizieren.

Semantic Understanding

Diese Methode bezieht sich auf das Verständnis der Bedeutung von Texten und den Kontext, in dem sie verwendet werden.

Durch die Berücksichtigung von semantischen Zusammenhängen können Dokumente besser interpretiert und relevante Informationen extrahiert werden.

Document Understanding findet in verschiedenen geschäftlichen Anwendungen anwendung, um die Verarbeitung und Analyse von Dokumenten zu optimieren.

Einige der häufigsten Anwendungen sind:

Verträge

In vielen Unternehmen werden eine Vielzahl von Verträgen verwaltet, die wichtige Informationen enthalten, die für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung sein können.

Document Understanding ermöglicht es, Verträge automatisch zu analysieren, relevante Klauseln zu identifizieren und wichtige Termine oder Bedingungen zu überwachen.

Bestellungen

Auch heute noch erhalten viele Unternehmen Bestellungen per Email. Für viele Kunden ist es einfacher und günstiger, aus ihren ERP-Systemen Bestellungen als PDF oder XLS oder anderen Formaten in einer Email zu versenden, anstatt die von den Unternehmen bereitgestellten Schnittstellen anzubinden.

Für diese Unternehmen entsteht dadurch ein erheblich manueller Aufwand diese Bestellungen in die jeweiligen ERP-Systeme zu übernehmen.

Rechnungen

Die manuelle Verarbeitung von Rechnungen kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Document Understanding kann eingesetzt werden, um Rechnungen automatisch zu erfassen, zu validieren und relevante Informationen wie Beträge, Zahlungsbedingungen und Lieferanten zu extrahieren.

Kundenkommunikation

Die Analyse von Kundenkommunikation, einschließlich E-Mails, Beschwerden und Anfragen, ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um auf Kundenbedürfnisse einzugehen und Probleme zu lösen.

Document Understanding ermöglicht es, Kundenfeedback automatisch zu analysieren und relevante Informationen zu extrahieren, um schnellere und präzisere Antworten zu geben.

Risikomanagement und Compliance

Die Einhaltung von Vorschriften und die Identifizierung von Risiken sind wichtige Aspekte des Geschäftsbetriebs.

Document Understanding kann verwendet werden, um relevante Informationen aus rechtlichen Dokumenten, Compliance-Richtlinien und Berichten zu extrahieren, um die Einhaltung von Vorschriften zu überwachen und Risiken zu identifizieren.

Die Implementierung von Document Understanding in Unternehmen erfordert eine sorgfältige Planung und strategische Herangehensweise.

Hier sind einige Schritte, die Unternehmen bei der Implementierung von Document Understanding beachten sollten:

1. Bedarfsanalyse

Unternehmen sollten den Bedarf an Document Understanding analysieren und identifizieren, indem sie ihre bestehenden Dokumentenprozesse und Herausforderungen bewerten.

Es ist wichtig, die spezifischen Anwendungsfälle und Ziele für die Implementierung zu verstehen.

2. Auswahl der Technologien und Lösungen

Unternehmen sollten auf Basis der geeigneten Technologien für ihre Anforderungen die Lösungen auswählen, einschließlich OCR, NLP, Machine Learning und KI.

Es ist wichtig, die Funktionalitäten und Integrationsoptionen der verschiedenen Lösungen zu bewerten, um die am besten geeignete Option auszuwählen.

3. Pilotprojekte durchführen

Vor der breiten Einführung von Document Understanding ist es ratsam, Pilotprojekte durchzuführen, um die Leistungsfähigkeit der Technologien zu testen und potenzielle Herausforderungen zu identifizieren.

Dies ermöglicht es Unternehmen, Anpassungen vorzunehmen und sicherzustellen, dass die Implementierung reibungslos verläuft.

4. Schulung der Mitarbeitenden

Die erfolgreiche Implementierung von Document Understanding erfordert die Schulung der Mitarbeiter, um die neuen Technologien effektiv nutzen zu können.

Schulungen und Schulungsmaterialien sollten bereitgestellt werden, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter mit den neuen Prozessen vertraut sind und diese effizient nutzen können.

5. Monitoring und Optimierung

Nach der Implementierung ist es wichtig, die Leistung der Document-Understanding-Systeme kontinuierlich zu überwachen und zu optimieren.

Unternehmen sollten Metriken zur Leistungsfähigkeit der Systeme definieren und regelmäßig überwachen, um sicherzustellen, dass sie die gewünschten Ergebnisse liefern.

Document Understanding ist ein leistungsstarkes Konzept, das Unternehmen dabei unterstützt, Geschäftsinformationen effizient zu erfassen, zu verarbeiten und zu nutzen.

Durch die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen, die Datenqualität verbessern und fundiertere Entscheidungen treffen.

Die Implementierung von Document Understanding erfordert jedoch sorgfältige Planung und strategische Herangehensweise, um sicherzustellen, dass die Systeme die spezifischen Anforderungen und Ziele des Unternehmens erfüllen.

Mit der richtigen Strategie und den geeigneten Technologien können Unternehmen von den vielfältigen Vorteilen von Document Understanding profitieren und ihren Geschäftsbetrieb optimieren.