In einer Welt, in der Geschwindigkeit und Effizienz den Unterschied zwischen Erfolg und Stillstand ausmachen können, ist die Optimierung von Geschäftsprozessen von entscheidender Bedeutung. Ein Bereich, der häufig Zeit und Ressourcen in Anspruch nimmt, ist die Auftragserfassung und -bearbeitung, insbesondere wenn sie manuell erfolgt. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf den traditionellen manuellen Prozess des Auftragseingangs per E-Mail und der manuellen Verarbeitung im ERP-System, bevor wir uns die Vorteile einer automatisierten Version mit künstlicher Intelligenz (KI) ansehen.

Die Bestellungen werden manuell durch Mitarbeitende verarbeitet:

Schritt 1:
E-Mail-Eingang – Der Prozess beginnt mit dem Eingang von Aufträgen per E-Mail. Die Mitarbeitenden müssen jede eingehende E-Mail überprüfen, den Auftrag identifizieren und relevante Informationen manuell extrahieren.

Schritt 2:
Manuelle Dateneingabe – Nachdem der Auftrag identifiziert wurde, müssen die Mitarbeitenden die Daten manuell in das ERP-System eingeben. Dieser Schritt ist fehleranfällig und zeitaufwändig, da er eine genaue Erfassung und Übertragung der Informationen erfordert.

Schritt 3:
Überprüfung und Freigabe – Nach der Dateneingabe müssen die Aufträge manuell überprüft und freigegeben werden, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt sind und den Unternehmensrichtlinien entsprechen.

Schritt 1:
E-Mail-Eingang und Datenextraktion – In der automatisierten Variante wird KI eingesetzt, um eingehende E-Mails zu analysieren und relevante Informationen automatisch zu extrahieren. Dies erfolgt mit Hilfe von KI-gestütztem Document Understanding, dass eingesetzt wird, um den Inhalt der E-Mails zu verstehen und die benötigten Daten zu identifizieren.

Schritt 2:
Datenintegration ins ERP-System – Die extrahierten Daten werden nahtlos ins ERP-System integriert, ohne manuelle Eingriffe seitens der Mitarbeitenden. Dies reduziert nicht nur die Fehleranfälligkeit, sondern beschleunigt auch den gesamten Prozess erheblich.

Schritt 3:
Automatische Überprüfung und Freigabe – Basierend auf vordefinierten Regeln und Algorithmen kann die KI die Aufträge automatisch überprüfen und freigeben. Dadurch werden menschliche Fehler minimiert und die Bearbeitungszeit verkürzt.

An unserem umgesetzten Praxisbeispiel sieht man den Nutzen einer teilweisen Automatisierung. Der Prozess durchläuft hier noch weitere Schritte.

Eingehende E-Mails werden zunächst danach klassifiziert, ob es sich um eine Bestellung handelt. In diesem E-Mail-Postfach kommen auch etwaige Antworten, Nachfragen oder Beschwerden an. Diese müssen zunächst aussortiert werden.

Weiter werden die Daten aus den eingehenden E-Mails mit zusätzlich Daten aus dem ERP angereichert, bevor die Mitarbeitenden eine Prüfung vornehmen. Im folgenden Diagramm wird der Prozess vereinfacht dargestellt:

In diesem Projekt bestand die Aufgabe darin, den Arbeitsaufwand eines 8-köpfiges Sales-Support-Team zu verringern. Hier wurden am Tag durchschnittlich 500 E-Mails als reine Auftragseingänge bearbeiten und manuell in ein ERP-System übertragen. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit eines Auftrags lag somit bei ca. 7,5 Minuten.

Durch die Entlastung sollte sich das Team endlich auch auf „höherwertige“ Aufgaben konzentrieren können. Die Fluktuation war im Team durch die sehr monotone Tätigkeit sehr hoch und Nachbesetzungen waren aufgrund der unattraktiven Tätigkeit aufwändig.

Mit Hilfe des oben skizzierten Systems konnte die durchschnittliche Bearbeitungszeit auf unter 2 Min. zu reduziert werden und das trotz einer zusätzlichen Qualitätskontrolle. Das entspricht einer Entlastung von über 70%.